Ako na poriadok v dokumentoch?

Máte kanceláriu zavalenú stovkami až tisícami stránok dokumentov, ktoré potrebujete prehľadne usporiadať tak, aby ste okamžite našli to, čo hľadáte? Alebo si potrebujete zapisovať alebo nosiť podklady a vypadať pri tom reprezentatívne? Potom neváhajte a poobzerajte sa po doskách, zakladačoch alebo rýchloviazačoch. Majú veľmi široké využitie a ako náhle si na nich zvyknete, už na nich nedáte dopustiť.

Dosky a rýchloviazače (nielen) na každodenné použitie

Dosky a rýchloviazače môžu byť z dvoch materiálov a to z papiera alebo z plastu. Papierové dosky a rýchloviazače bývajú zväčša tým lacnejším variantom (mimo luxusné rady z prémiového papiera). Plastové dosky a rýchloviazače zas majú tu praktickú výhodu, že uchránia dokumenty pred vlhkosťou a vodou. U oboch materiálov si vyberiete z obrovského množstva farebných prevedení.

Potrebujete vyriešiť situáciu, kedy musíte písať v pohybe, po stojačky, a nie pohodlne za stolom? Potom je tu pre váš elegantné riešenie – papierové dosky s klipom. Klip podrží vaše dokumenty a vám nič nebráni v zapisovaní.

Ak sa potrebujete premiestniť s dokumentom s menším počtom stránok a mať istotu, že sa vám nerozsype alebo nezmokne, vsaďte na spisové dosky. Praktické zatváranie vám zaručí, že dokumenty zostanú ochránené. Vyberte si preferovaný formát spisových dosiek.

Až neuveriteľne jednoduchým riešením sú spínacie lišty. Ide o pevnú chrbtovú lištu, do ktorej zasuniete hárky papiera. Veľmi hravo si teda z dokumentu spravíte akúsi jednoduchú knihu, v ktorej je možné listovať.

Dajte pozor na to, akú kapacitu papierov má spínacia lišta. Vždy sa dívajte na to, koľko papierov akej gramáže sa do nej zmestí.

Pre každodennú a rýchlu manipuláciu s objemnejších dokumentom sú vhodné dosky so šnúrkou, dosky s gumičkou alebo dosky s rýchlosvorkou. Je na vás, ktorý typ dosiek vám viac vyhovuje. Ak keď je nutné podotknúť, že dosky so šnúrkou bývajú trošku zložitejšie na manipuláciu.

Potrebujete prezentovať vašu prácu? Potom sú katalógové knihy presne to, čo hľadáte. Poslúžia veľmi dobre, ako prezentačný nástroj, v ktorom bude váš klient alebo obchodný partner pohodne listovať.

Zakladače na každodenné použitie aj archiváciu

Rovnako ako u dosiek a rýchloviazačov, aj v prípade zakladačov platí, že výrobcovia ponúkajú papierový, či plastový variant a to vo veľkom množstve farieb. Či už hľadáte pákový, dvojkrúžkový alebo štvorkrúžkový zakladač, v obrovského množstva ponúkaných výrobkov si určite vyberiete.

Najpoužívanejším, teda azda najobľúbenejším, typom zakladača je pákový zakladač. K dispozícii sú pákové zakladače papierové, plastové, rôzne farebné a široké (pre rozdielny počet dokumentov).

Na manipuláciu sú veľmi pohodlné a jednoduché, preto sú vhodnejšie na častejšiu prácu s dokumentami. Práve v rýchlosti manipulácie majú pred krúžkovými zakladačmi náskok. Dajú sa tiež využiť na objemnejšie dokumenty.

Dvojkrúžkové a štvorkrúžkové zakladače a maxi zakladače

Dvojkrúžkové zakladače sú vhodné na založenie dokumentov, ktoré sú perforované bežnou kancelárskou dierovačkou. Vyrábajú sa vo formátoch A5 a A4, z plastu, papiera, alebo prešpánu.

Čo platí ohľadom materiálu a formátu o dvojkrúžkových zakladačoch, platí aj o tých štvorkrúžkových. Rozdiel medzi nimi je ten, že štvorkrúžkové zakladače sa hodia pre dokument s europerforáciou.

Maxi A4+ zakladače je označenie zakladačov, do ktorých môžete umiestniť dokumenty v euroobale a euroobal vám zo zakladača nevyčnieva von. Majú teda predĺženú nielen hĺbku, ale kvôli stabilite aj šírku.

Zakladače prehľadne

Aby ste mali istotu, že budete mať v zakladačoch naozaj poriadok, že ich budete mať správne roztriedené a že už aj na prvý pohľad nájdete presne ten zakladač, ktorý hľadáte, potom si každý vybavte štítkom pre zakladače. Štítok buď vložíte do pripraveného plastového vrecka na chrbte zakladača, alebo ho prilepíte rovno na chrbát zakladača. Vďaka nemu si zakladač popíšete jeho presnou identifikáciou. Výhodou štítkov pre zakladače je aj to, že ak potrebujete zakladač použiť pre iný účel, štítok prakticky vymeníte. Nemusíte teda prepisovať ten starý, čo na prehľadnosti veľmi nepridá.

Ako vidíte, mať poriadok v dokumentoch nie je vôbec nič zložité. Stačí len mať tie správne prostriedky, ktoré vás privedú k požadovanému cieľu. Či už potrebujete dennodenne manipulovať s menším dokumentov a siahnete tým pádom po doskách, alebo naopak potrebujete mať občas pri ruke naozaj objemný dokument, ktorý založíte do zakladača, určite si vyberiete v obrovského počtu výrobkov zrovna ten, ktorý vám bude najviac vyhovovať. Nejde len o objem, ale tiež o materiál a v neposlednej rade aj o vami preferovanú farbu dosky či zakladača.

Spravte svoje dokumenty prehľadnejšími a vašu kanceláriu upratanejšiu tým pádom krajšiu. Aj vďaka takej maličkosti ako sú správne zvolené nástroje pre vaše dokumenty, môže byť váš pracovný deň o mnoho príjemnejší.